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¿Temor a implementar un ERP? Asesórate antes de dar tu primer paso

En entradas recientes, hablábamos sobre el momento de crisis que puede significar para algunos la adquisición e implementación de un software ERP, no porque esta herramienta represente una problemática en sí, sino por la dificultad social y, podría decirse que hasta mental, que representa para el ser humano la aceptación del cambio. En algunas ocasiones, la empresa puede estar divida en por lo menos tres polos: aquellos que están a favor del uso de un nuevo ERP, aquellos que están totalmente en contra y aquellos que, no teniendo una postura clara, vacilan entre aceptar o negarse al cambio.

Enfrentarse a una situación así, puede convertirse en un verdadero campo de batalla dentro de la organización. Modificar el pensamiento de alguien, como hemos descrito antes, es una tarea que podría ser mucho más extensa y difícil de concretar, aún después de haber adquirido el ERP, si es que este ERP se compró antes de consolidar una estrategia de aceptación. Para evitar muchos dolores de cabeza, lo ideal es que el equipo encargado de gestionar todo lo correspondiente a la integración del ERP se preocupe por involucrar y contagiar del entusiasmo por mejorar los procesos dentro de la organización al resto de los miembros.

¿Cómo convencer a los detractores? ¿Debo esperar hasta instalar el ERP, y que éste empiece a mostrar resultados, para presentar pruebas que respalden la decisión que se ha tomado? Preguntas como éstas seguramente han pasado por la mente de quien está en proceso de instalar un ERP, sin embargo, antes de realizarse esos cuestionamientos se debe de atender a esto: El ERP que deseo instalar ¿realmente se amolda a las necesidades que la empresa tiene?

La ventaja de responder a esta pregunta en el tiempo y forma correspondientes, es que se puede evitar caer en un escenario desfavorecedor o, en el caso contrario cuando se comprueba la viabilidad del ERP seleccionado, se puede crear un ambiente idóneo para que aquellos que se oponían al uso del ERP cambien de postura y razonen, con base en datos e información, sobre la oportunidad de mejora que significa el software ERP.

Durante mucho tiempo la innovación tecnológica representó un obstáculo para una gran cantidad de empresas, para ellas la simple idea de modificar aquello que durante años les había funcionado significaba arrojar por la borda todo el trabajo e inversiones realizadas, y esperar bajo el velo de la incertidumbre a ver si aquellos cambios les permitirían, o no, sobrevivir en su ya de por sí complicado mercado.

Como agentes externos, podría parecer contradictorio y hasta ingenua la acción tardía de estos empresarios, sobre todo si analizamos que el objetivo de las organizaciones privadas es la obtención de ingresos, así como colocarse en una posición preferente con respecto del resto de sus competidores, objetivo que por supuesto necesita de generar nuevas propuestas y de ofrecer mejores productos y servicios, cuestiones en las que el uso de nuevas tecnologías, como el caso de un ERP, son esenciales.

No obstante, tampoco es recomendable el tomar decisiones apresuradas, guiadas por la efervescencia del cambio tecnológico. Lo mejor es tomarse el tiempo de analizar ciertos aspectos que garantizan que tu búsqueda de un ERP será fructífera. A continuación te compartimos dos de los más importantes:

  • Conoce a fondo la oferta de softwares ERP que existe en el mercado., así como su funcionamiento. Entre más conozcas sobre ellos te será más sencillo determinar si alguno se acopla a lo que tu empresa requiere y si ya cuentas con lo que se necesita para que la implementación sea un éxito.
    Este punto es muy importante, porque a partir de aquí la empresa y el personal a cargo deberán realizar pruebas y estudios que les indiquen si ese ERP es la herramienta indicada, evitando una inversión infructuosa. Ejemplo de fracasos hay muchos, empero existen unos que destacan de forma particular, como el caso de NIKE y su pérdida de más de 100 millones de dólares por la implementación fallida de una solución en su cadena de suministros, el error: no haberlo testeado.
  • No descalifiques antes de llevar a cabo un análisis. Solemos guiarnos por la popularidad o novedad que representan ciertos ERP, sin embargo, es importante que tengas en cuenta que no por ser más novedosos o conocidos son opciones adecuadas para tu empresa, si te guías sólo en eso es seguro que tu visión estará limitada a un espectro reducido de la realidad.

Tener en cuenta los aspectos antes mencionados equivale a preparar el terreno para cambios más significativos y profundos, mientras que el proceso de convencimiento con aquellos que se encuentran en contra de la adopción de un ERP será mucho más fácil de realizar, pues contarás con las herramientas que respalden los argumentos y opiniones que tú o quien esté a cargo puedan emitir al respecto.

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