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SISTEMAS ERP – 6 PASOS PARA GANAR DINERO.

¿Para que invierten dinero las empresas en tecnología? La respuesta es muy simple, “para ganar más dinero”. Los sistemas ERP pueden producir grandes beneficios, pero la Alta Gerencia no puede desentenderse de la implementación.

Como asegurar el éxito en la implementación de un software empresarial.

Los dueños de negocios que sólo se comprometen parcialmente con los proyectos de implementación ERP para empresas se están auto-destinando al fracaso. Una implementación de un software ERP requiere de una fuerte inversión de tiempo, y un involucramiento tanto físico como emocional. Para que el sistema le permita a la empresa incrementar sus ganancias la implementación se tendrá que convertir en una de las prioridades más importantes de la compañía.

     

Las empresas deciden invertir en sistemas de Planeación de Recursos Empresariales por distintos motivos, pero todos confluyen en un único beneficio: ganancias. Agilizan el procesamiento de los datos y eliminan lo innecesario para hacer la compañía lo más eficiente posible, liberando tiempo de sus directivos y empleados para hacer más cosas y obtener buenas ganancias.

     

No hay por qué avergonzarse en admitir que un negocio está orientado a las ganancias, ni en decir que los sistemas han sido diseñados para obtener ganancias mucho más altas que las que muchas empresas jamás habían creído posibles. Con el software ERP adecuado y bien implementado un buen negocio puede convertirse en un negocio excelente.

     

Sin embargo, no es ningún secreto que la decisión de implementarlo conlleva algunos riesgos. La tecnología informática produce grandes beneficios, pero no es barata y llevar el proceso de implementación de manera incorrecta puede tener efectos negativos en una compañía que no se haya preparado como corresponde para los cambios que vendrán.

     

Afortunadamente, ahora es fácil para los dueños de negocios seguir unos pocos pasos que le asegurarán que su compañía termina obteniendo todos los beneficios que tiene para ofrecer.

     

Prestar atención al detalle, planear por anticipado y resistir la tentación de hacer recortes ayudará a los ejecutivos a sacar el máximo provecho de sus inversiones en sistemas de información.

1. Aprender.

Antes de invertir es fundamental que los dueños de negocios entiendan todos los puntos a favor y en contra en sus propias compañías. Saber cómo funciona la empresa le ayudará a un ejecutivo a ver cómo un sistema informático puede eliminar ingresos de datos dobles, agilizar procesos y mejorar la colaboración para hacer que la compañía sea más eficiente. Entender cómo funciona el negocio es fundamental para elegir el sistema adecuado y para implementar ese sistema en la forma que resulte más beneficiosa.

2. Planear.

Puede que suene simple y hasta obvio, pero muchos dueños de negocios piensan que pueden “arreglárselas en el camino” en lo que refiere a la implementación. La verdad es que decidir enfrentar los problemas en el mismo momento en que aparecen es mucho menos efectivo que realizar una planificación de problemas potenciales y manejo de situaciones estresantes mucho tiempo antes de que se conviertan en un problema mayor.

     

Planificar significa hacer – y atenerse a – cronogramas. Si los dueños del negocio quieren que sus proyectos de implementación funcionen perfectamente tendrán que establecer plazos para cada paso del proceso, reservar días de entrenamiento y tener un plan de respaldo en el caso de que el proceso de implementación lleve más tiempo o cueste más de lo esperado.

     

Tener estos problemas resueltos antes de embarcarse en un proceso de implementación es una excelente manera de ir por el buen camino hacia el éxito del sistema.

3. Presupuestar.

Como sabe cualquier buen inversor, los riesgos altos son señal de un enorme potencial de recompensas. Implementar un sistema ERP puede ser un riesgo, pero cuando tiene éxito puede ofrecer increíbles recompensas.

     

Esa es la razón por la que el paso más importante para los que quieren protagonizar una historia de éxito en la implementación es presupuestar de manera apropiada.

     

Muchos proyectos ERP terminan muy por encima de sus presupuestos, sobrepasando por miles lo esperado y terminan por quedarse en el camino, sin llegar a ser completados, sin uso ni beneficio alguno.

     

Para evitar caer en esta trampa los dueños de negocios interesados deberían ser cuidadosos en lo que refiere al cálculo de costos, los evidentes y los ocultos, incluyendo no solo los costos de software inicial sino también el mantenimiento, las actualizaciones y los costos de entrenamiento.

     

El cálculo del costo total de propiedad, o TCO (Total Cost Ownership), es una herramienta útil para determinar esta cifra y presupuestar adecuadamente.

4. Capacitar.

Otra de las causas más importantes detrás de los fracasos en las implementaciones es la presencia de empleados que no conocen o a quienes no les interesa saber cómo funciona el nuevo sistema.

     

Es natural que los empleados sientan cierta resistencia al cambio y los ejecutivos, de hecho, deberían esperarla. Esta es la razón por la que resulta tan importante el asegurarse de que los empleados están capacitados de forma adecuada en el uso del nuevo sistema. Los empleados que se sienten preparados para utilizarlo no suelen reportar disconformidades o insatisfacción con el nuevo sistema.

     

Además, los empleados bien entrenados llegan preparados para aprovecharlo, evitando de esta manera algunas de las dificultades que aparecen a la hora de los ajustes sobre un nuevo sistema.

     

Ud. nunca permitiría que alguien que no haya tomado lecciones de manejo conduzca un auto. De la misma manera, no permita que sus empleados trabajen con el nuevo sistema hasta que hayan sido debidamente entrenados en su uso.

5. Compromiso.

Los dueños de negocios que sólo se comprometen parcialmente con sus proyectos de implementación están provocando su propio fracaso. Un sistema Enterprise Resource Planning requiere de un gran esfuerzo – tanto físico como emocional. Para que el sistema produzca los beneficios esperados su implementación deberá ser una de las prioridades más importantes de la compañía.

6. Seguimiento.

Una implementación no termina con la salida en vivo. Como sucede con cualquier otro software, los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales evolucionan y eso se traduce en mantenimientos y actualizaciones frecuentes para que siga funcionando de la mejor manera y la empresa aproveche las mejoras de las nuevas versiones.

     

El mantenerse pendiente de las actualizaciones e instalarlas cuando corresponda, así como cumplir con los mantenimientos programados le permitirá disfrutar de todos los beneficios de su sistema por muchos años.

     

Invertir en informática supone riesgos, pero cuando se lo lleva a cabo de manera correcta produce excelentes recompensas. Para los dueños de negocios seguir estos pasos los llevara a contar su historia ERP entre las exitosas, habiendo mejorado el servicio a los clientes y la facturación, reducido los inventarios y los gastos y contando con información oportuna para la toma de decisiones acertadas.

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