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Procesos cansados y eternos: ¿Cómo evitar que la implementación de un ERP se extienda más allá de lo que se había previsto?

La planeación consciente y detallada, sin duda alguna, es la mejor forma para llevar a buen término cualquier trabajo, independientemente, de la magnitud de los alcances que se desean tener o del objetivo final; para una empresa “planear” debería ser el “camino a seguir” en el desarrollo de cualquiera de sus acciones lo cual, por supuesto, incluye el momento en el que una organización requiere de adaptarse a innovaciones tecnológicas o de mejora en su sistema de gestión y producción, como es el caso de la instalación de un sistema ERP.

 

Con la adquisición de un nuevo ERP, una empresa no sólo tendrá que concretar un plan de acción sobre el proceso, es decir, sobre el cómo y cuándo, sino que también deberá incluir una visión mucho más amplia que le permita evitar caer en problemáticas que no había si quiera imaginado cuando tuvo su primer acercamiento con su recién adquirido ERP. Es más común de lo que se piensa que las empresas o áreas encargadas de llevar a cabo tareas tales como la modificación de sistemas dejen fuera de su estrategia general de acción aspectos que, antes o después, representarán un obstáculo.

 

Al igual que en la realización de cualquier proyecto se pueden presentar inconvenientes o situaciones que retrasen la culminación del mismo, es probable que durante la implementación de un nuevo software ERP aparezcan situaciones que hagan mucho más extenso el proceso de lo que se había pensado. Si bien es cierto que existen muchos factores que, por ser externos o imprevisibles, no se pueden controlar o prever, también es cierto que existen muchos otros que son factibles de ser corregidos y, aún más importante, que se pueden evitar a fin de que el proyecto del nuevo ERP no se vea entorpecido.

 

Para cada compañía el proceso será diferente y las dificultades por las que atravesará, o no, también. En definitiva, la situación será distinta si se trata de una actualización de ERP (pasar de un ERP que ya se posee a otro) o si por el contrario, en vez de una actualización,  es una implementación desde cero. Sin embargo, para ambos casos conocer a detalle las particularidades de la empresa, sus miembros y  el entorno complementará la perspectiva que se tenga sobre el futuro escenario o sobre la capacidad de la empresa para responder ante tal acontecimiento.

 

En el caso de las empresas que harán la transición de un ERP a otro, es importante que dentro de su estudio contemplen la realización de acciones de importancia, como es la “migración de datos”. Así es, el pasar la información de un software antiguo a un ERP nuevo no sólo es cuestión de “copiar y pegar”, de hecho, encasillarse en este término puede ser tan dañino como lanzar un nuevo producto sin hacer un estudio de mercado, que determine si el público lo aceptará o gustará del mismo.

 

Migrar los datos implica tener tanto el conocimiento del nuevo ERP, como el  “reconocimiento” del ERP que ya se encuentra instalado, de tal forma que se pueda discernir aquella información que le será útil a la nueva herramienta de gestión y aquella que ya no, así como para determinar la cantidad de tiempo a usar y de qué forma se debe de hacer la migración. Ten en mente que ningún ERP es igual, por más similitudes que posean entre sí, el pasar datos entre ellos requiere una filtración y habilidad para discernir basada en conocimiento.

 

Otro punto importante a considerar es la capacidad para reconocer si se posee o no lo necesario para llevar a cabo la transición. Lo más adecuado es que además del área encargada de la gestión del ERP, la empresa cuente con un consultor interno o externo que se encargue de coordinar, analizar y, de ser requerido, modificar, proponer y adaptar los aspectos indicados conforme a la marcha del proyecto. Si lo pensamos detenidamente, es la mejor forma de proteger la inversión de la empresa y el trabajo del área encargada.

 

Adicional a estos puntos, se encuentran los aspectos relacionados al comportamiento del ser humano, como son la creación de “falsas expectativas” y la “resistencia al cambio” (un tema que ya hemos abordado a profundidad en otras entradas de este blog). Con el primero, nos referimos a la facilidad que posee una persona por creer que una herramienta sofisticada, en este caso un ERP, resolverá por sí misma cualquier tipo de problemática que se le presente, sin considerar que para que ese software alcance las metas esperadas, un equipo de trabajo debe de estar trabajando detrás y a la par. Avon es, quizás uno de los ejemplos más nítidos que se conoce sobre los aspectos antes mencionados. Hace apenas unos años, en la búsqueda de herramientas que le permitirán alcanzar un desarrollo organizacional, se decidió por implementar un software ERP. Por desgracia, nunca se detuvo a considerar a sus vendedores, quienes no pudieron (o no quisieron) hacer uso del nuevo sistema.

 

Es probable que si tú o tu equipo ya cuentan con un tiempo estimado en que podrán llevar a cabo la implementación de su nuevo software ERP, pero no han considerado los puntos antes mencionados, este proyecto tome mucho más tiempo. Lo mejor es que se vuelvan a replantear la estrategia, tomando ahora en cuenta estos aspectos, así como aquellos que, durante su proceso de análisis, obtengan.  Seguramente les tome más tiempo, no obstante les será mucho más factible que los resultados sean positivos.

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