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Las cinco mejores prácticas para la gestión de flotas de vehículos

Disponer siempre y de manera oportuna de datos de calidad y confiables representa uno de los principales retos para los gestores de flotas de vehículos, según un informe de Automotive Fleet . Para el desarrollo de rutas más inteligentes, el seguimiento del mantenimiento de los vehículos y el consumo de combustible resulta esencial disponer de datos en tiempo real sobre el parque de vehículos. Para poder tener éxito, los gestores de flotas de vehículos deben poder tomar decisiones viables para reducir los gastos operativos, sin comprometer la calidad del servicio.

Estas son las 5 maneras que podrían mejorar la gestión de su flota con datos de mejor calidad.

1.- Registrar el parque de vehículos en un sistema de gestión de activos

Gestionar una gran flota de vehículos puede convertir la tarea de seguimiento en un trabajo difícil de manejar. Seguramente tiene que mantener incontables activos, así como pedidos de compra, garantías y otra documentación. Para poder disponer de un conocimiento detallado del rendimiento de los activos, se necesitará realizar un seguimiento de estos de principio a fin. Esto significa controlar información crítica relacionada con los activos que permita saber qué vehículos absorben más recursos, qué departamentos funcionan con mayor eficacia y cuándo es necesario reparar o sustituir los activos, además de conocer cuál es la cobertura de sus garantías.

Un sistema de gestión de activos físicos (EAM, por sus siglas en inglés) puede ayudarle a mantener el control sobre esta información ayudándo a crear inventarios de sus piezas, garantías y datos de conductores. También puede utilizar el sistema EAM para realizar un seguimiento del historial de servicio de un activo y así conocer cuándo necesita reparación, sustitución o retirada de servicio. Y, sobre todo, la estructura de datos creada en su sistema EAM servirá de base para una definir una estrategia de mantenimiento más eficaz.

2.- Plan de mantenimiento preventivo

Las averías son un obstáculo. No disponer de un programa de mantenimiento preventivo actualizado, de registros de conducción deficiente y existencias de piezas (tales como neumáticos o pastillas de freno) pueden, en su conjunto, generar pérdidas de tiempo y costos inesperados. No cabe duda de que puede gestionar su flota programando el mantenimiento de sus vehículos cuando estos sufren averías, pero conforme estos envejecen, se tendrá que enfrentar a más averías y, con ello, unos tiempos de inactividad inaceptables. Para tener éxito, necesita ser proactivo en relación con el mantenimiento, es decir, manejar problemas potenciales antes de que surjan para mantener sus equipos en el mejor estado posible. 

¿Con qué frecuencia tiene que programar cambios de aceite y otras rutinas de mantenimiento? Un sistema EAM permite controlar todos estos detalles y puede enviar alertas cuando llegue el momento de enviar al taller a activos determinados para su servicio o mantenimiento. Si dispone de un programa de mantenimiento preventivo eficaz, podrá prevenir los problemas antes de que sucedan y mantener los s vehículos rodando. 

3.- Mantener el control sobre técnicos, capacitación y herramientas

Para dirigir un taller productivo, necesita saber cómo distribuyen su tiempo los técnicos. Si dispone de herramientas de gestión de taller y seguimiento de tiempo, podrá garantizar que sus técnicos completan las órdenes de trabajo correctamente y en un tiempo razonable. Si los mecánicos no completan sus tareas al ritmo necesario, o quizás repiten excesivamente un mismo trabajo, es posible que necesiten una mejor capacitación o que no dispongan de las herramientas necesarias para realizar sus trabajos. Incluso algo tan simple como asegurarse de que todos sus técnicos de servicio poseen la capacitación necesaria para realizar inspecciones de neumáticos puede contribuir, de manera significativa, a prolongar la vida útil de sus vehículos. O mejor aún, mediante el seguimiento de estos datos, podrá conocer a diario el nivel operativo de su flota y estar seguro de que dispone del personal y las herramientas adecuadas para mantener un alto nivel de servicio.

4.- Seguimiento de vehículos y gastos de combustible

Aunque los precios pueden fluctuar, el combustible es uno de los principales costos en la gestión de flotas. Usted no puede permitirse el lujo de perder tiempo ni dinero en rutas ineficientes que obliguen a los conductores a atravesar zonas de tráfico denso o en construcción. Además, los conductores debidamente capacitados pueden contribuir a reducir prácticas de conducción antieconómicas. Por todo esto, necesita poder enviar a sus conductores rutas o alertas de tráfico en tiempo real que les permitan utilizar sus vehículos de un modo eficaz sin desperdiciar combustible. La actualización de sus vehículos, para que dispongan de las tecnologías más modernas como, por ejemplo, una computadora de a bordo, permitirá mantener a sus conductores conectados al sistema de gestión para recibir alertas. Además, equipar a sus conductores con tecnologías móviles como relojes inteligentes o dispositivos móviles, tales como tablets o celulares inteligentes, puede ayudar a comunicarse con ellos en tiempo real, manteniendo así la eficacia de sus rutas y los gastos de combustible en línea. Por todo esto, actuar pensando en el futuro, los vehículos autónomos, las tecnologías de comunicación máquina a máquina (M2M) y los vehículos y activos con conexión a Internet de las cosas (IoT) va a revolucionar el modo de gestionar las flotas de vehículos. Por último, si se aprovechan las ventajas que ofrecen estas tecnologías, también podrá responder rápidamente a problemas de servicio al cliente.

5.- Gestionar inventarios de repuestos

Gestionar los niveles de repuestos ofrece la garantía de disponer de los repuestos que necesita justo cuando los necesita, para que no solo tenga un almacén lleno de repuestos que ya no va a necesitar. Su sistema EAM puede ayudar a gestionar la compra de repuestos y, con ello, reducir compras redundantes y repuestos obsoletos. También permite saber qué repuestos se utilizan más y cuáles se piden con más frecuencia. El sistema EAM puede ayudar a realizar un seguimiento de la entrada y salida de repuestos. ¿Está dedicando muchos recursos a mantener vehículos que se acercan al fin de su vida útil? ¿Están sus mecánicos instalando incorrectamente algunos repuestos? ¿Sigue realizando pedidos de repuestos que están a punto de quedarse obsoletos? Usted puede conocer todos estos aspectos si realiza un seguimiento de sus existencias de repuestos.

Por último, toda la información operativa sometida a seguimiento puede ofrecer una imagen general del rendimiento de todas las facetas del negocio. Desde las existencias, al mantenimiento y los gastos de combustible hasta sus activos, realizar un seguimiento de todos los datos que produce su organización permitirá obtener una imagen completa de su flota que, a su vez, le permitirá gestionarla de manera más eficaz. 

 

 

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