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Implementando un ERP – La gestión del cambio

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Su empresa ha decidido implementar un sistema de Planeación de Recursos Empresariales, contrató el software y la consultoría. ¿El resto es solo un tema técnico? ¿Qué papel juegan los empleados? ¿Habrá resistencia al cambio?

Como prevenir conflictos en la implementación del sistema

¿La gestión del cambio es un enfoque planeado destinado a cambiar algo dentro de una organización sin los conflictos que cualquier cambio supone. En nuestro caso el objetivo es maximizar los beneficios de la empresa y reducir los riesgos potenciales asociados con la implementación de cualquier sistema.

Estos cambios pueden ser reactivos (causados por una fuente externa) o proactivos (los cuales son el objetivo de la gestión del cambio). Un aspecto importantísimo de la integración de cualquier nueva tecnología ERP son los factores humanos. Cualquier cambio conlleva aspectos sicológicos, tales como la resistencia que mucha gente presenta para evitar que dicho cambio se produzca.

Cualquier gestión del cambio efectiva “toca” todos los aspectos de una organización. El proceso clave de la gestión del cambio comienza midiendo los cambios de actitudes cuando el proceso de implementación del sistema inicia, lo cual no implica únicamente registrar cómo se siente la gente acerca de los cambios anticipados por la implementación tecnológica de los procesos de negocios, sino que esta primariamente enfocada al impacto de la automatización en un período de tiempo y a cómo gestionar los cambios en las expectativas.

Implementar un sistema ERP traerá cambios en la manera en que la gente trabaja dentro de la organización, los procesos de negocios cambiarán ajustándose a las mejores prácticas de negocios y puede haber reducciones de personal y racionalización de responsabilidades dentro de los departamentos. odo esto definitivamente provocará resistencias de los empleados, las cuales deberán manejarse efectivamente, antes, durante y después del proceso de implementación.

Lean-ERP-Implementando-la-estrategiaLa alta gerencia debe liderar la difusión de las razones de la implementación y los beneficios de negocios y en la forma de trabajar (ordenada, sin urgencias) que se esperan de la instalación del nuevo sistema. Debe instituirse un sólido equipo de gestión del cambio el cual debe aprobar, implementar y seguir los cambios en la organización, los cuales incluyen la formación del equipo responsable de la implementación del sistema durante el ciclo de vida del proyecto, hasta la salida en vivo y posterior estabilización.

Estos cambios pueden ser reactivos (causados por una fuente externa) o proactivos (los cuales son el objetivo de la gestión del cambio). Un aspecto importantísimo de la integración de cualquier nueva tecnología ERP son los factores humanos. Cualquier cambio conlleva aspectos sicológicos, tales como la resistencia que mucha gente presenta para evitar que dicho cambio se produzca.

Los programas ERP flexibilizan la gestión de la empresa y su cadena de suministros

¿Que es la Planeación de Recursos Empresariales y porque un sistema implica cambios?. Para comenzar debemos dejar claro que nos referimos a las soluciones que realmente siguen los conceptos y características de estos sistemas.

Los tiempos de entrega son acumulativos y bi-direccionales, es decir, la gestión de órdenes del cliente, la planeación, el abastecimiento, la inspección, la manufactura, la manipulación, la recolección, el empaque y el despacho contribuyen en conjunto al tiempo de entrega; y el tiempo que implica informar a la cadena de suministro para iniciar cada actividad se agrega al tiempo general que requiere la terminación del trabajo.

La Planeación de los Recursos Empresariales no es solo la tecnología que automatiza los procesos de las organizaciones, sino que es una solución para gestionar el negocio de forma más eficiente y con mayores beneficios. Esto significa que implementar uno de clase mundial incluye no solo cambios en el departamento de sistemas de la organización sino en prácticamente todas las áreas de la empresa.

Esto ocurre principalmente debido a las Mejores Prácticas de Negocios que los sistemas ofrecen. Mejores Prácticas de Negocios se refiere a los modelos de negocios que están embebidos cómo flujos de trabajo en la lógica de estos sistemas. Dichos modelos han sido construidos sobre la base de los procesos utilizados por las empresas de clase mundial, reconocidas por su excelencia.

Por eso cuando una organización utiliza uno de estos sistemas, de hecho utiliza también dichos Modelos de Negocios. Entonces una implementación de un software de Planeación de Recursos Empresariales implica ejecutar los negocios con nuevos procesos y prácticas. Por otro lado los empleados de la empresa deben cambiar su modo de trabajar de acuerdo a dichas prácticas.

Esto muestra porque un software ERP está asociado con cambios en la organización y porqué el cambio organizacional hacia las Mejores Prácticas de Negocios debe considerarse una consecuencia de la implementación de un sistema de Planeación de Recursos Empresariales.

Que áreas deberán cambiar? Cómo se ha dicho el cambio comienza con los procesos de negocios. Esto incluye una nueva forma de trabajar y gestionar la empresa. Más aún, el cambio en la actitud de la organización será necesario si los hábitos actuales de trabajo no encajan con los nuevos procesos que se están implementando.

Para dar un ejemplo simple, si los empleados están actualmente haciendo sus tareas en forma aislada, dentro de las “islas” existentes esto debe cambiar para trabajar sobre la base de una cadena inter-conectada de tareas llamada Proceso de Negocios. Esto se debe al supuesto básico de cualquier sistema, orientado no a islas sino a procesos.

Este enfoque hacia los procesos de negocios requiere de un cambio en la actitud y el comportamiento de la gente de la organización, desde una orientación a las tareas hacia una orientación a los procesos. El foco de los empleados en un negocio integrado debe pasar de concentrarse en las partes a preocuparse por todo el proceso y hacer su mejor esfuerzo para que el proceso completo resulte perfecto cada vez.

Más aún, también los procesos deben integrarse. Los diferentes procesos de negocios están relacionados entre sí, y cada proceso puede a su vez disparar otros procesos. De este modo el trabajo en equipo cobra sentido y por eso debe ser una preocupación de la gerencia. De hecho los equipos deben formarse alrededor de dichos procesos de negocios. El trabajo en equipo requiere aumentar las relaciones horizontales entre empleados y mejorar su capacidad de comunicación.

Lo expuesto muestra cómo los conceptos básicos de un sistema incluyen amplios cambios para la gente de una empresa. Nuevos procesos de negocios implican nuevos roles organizacionales y nuevas descripciones de los puestos de trabajo de los empleados. Esto puede requerir cambios en el organigrama, debido a la adopción de nuevos procesos y descripciones de trabajos. Adicionalmente, la tecnología también cambia. Los reportes y pantallas del sistema establecen las diferencias en el flujo de datos y en la forma en que estos se reportan dentro de la organización.

El acceso en línea a la información y los flujos de datos computarizados requieren que la gente cambie desde una forma de trabajo basada en el papel al uso de datos digitales. Confiar en datos automatizados no es fácil para la gente que ha trabajado solo con papeles durante mucho tiempo. Esto requiere cambios en los hábitos y en las actitudes. Los gerentes deben acostumbrarse a los reportes gerenciales que proporciona el sistema y usar parte de su tiempo para analizar la información.

Conclusión

Por lo expuesto podemos concluir que implementar y utilizar bien un sistema ERP de clase mundial está estrechamente relacionado con la gestión del aspecto humano del cambio. De hecho si su empresa configura adecuadamente el sistema pero el lado humano del cambio no ocurre, la compañía no estará utilizando las prácticas embebidas y no se obtendrán los beneficios esperados.

Más aún, la implementación de un software de Planeación de Recursos Empresariales sin preocuparse por el cambio de actitud de los empleados puede llevar a paralizar el negocio. SI Ud. consulta las historias de fracasos verá que muchas de las implementaciones fallan después de la salida en vivo, debido a que la organización no fue capaz de comportarse cómo el sistema requería. Dicho de otro modo los empleados no adoptaron las nuevas prácticas de negocios.

Las razones principales se ubican en la falta de compromiso de la alta gerencia y en la falta de un programa de Gestión del Cambio. Ciertamente implementar un sistema, además de la gestión técnica del proyecto necesita un lado humano: El programa de Gestión del Cambio, el cual debe tener su propio escenario, actividades y responsable. Se podría decir que es necesario ejecutar dos proyectos simultáneamente.

El objetivo del programa de Gestión del Cambio es lograr que la gente esté lista para la nueva forma de trabajar y prepararlos para el nuevo ambiente de trabajo y la nueva forma de ejecutar los procesos de negocios.

Es necesario entender que las tareas de Gestión del Cambio, aunque relacionadas no son las mismas en cada proyecto. Esto significa que si Ud. ha seleccionado Compras, O Recursos Humanos, o un sistema completo de Planeación de Recursos Empresariales tendrá que realizar tareas de Gestión del Cambio relacionadas con los módulos específicos que está implementando. Esto es así porque los empleados de los distintos departamentos hacen tareas diferentes, entonces la Gestión del Cambio debe adaptarse a dichas especificidades.

Disfrute los resultados de un sistema implementado con el apoyo de sus empleados utilizando la Gestión del Cambio.

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