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¿Es necesario capacitar a mi personal para la implementación de un ERP?

La semana pasada hablábamos de la importancia de adoptar medidas adecuadas dentro del sistema productivo y de gestión de la organización, para impactar a los públicos externos (clientes, proveedores, competencia) con productos y servicios finales de calidad. Hoy, queremos enfocar el tema de la innovación y cambio organizacional, por el que atraviesa una empresa cuando decide emplear un ERP, hacia quienes son conocidos como el público interno, es decir, aquellos quienes forman parte y son responsables de dar vida a una empresa.

Por lo mismo, es de suma importancia que ante cualquier cambio, como puede ser la integración de un nuevo ERP, las áreas encargadas se preocupen por brindar una buena orientación y capacitación a su personal, para que éste no sólo acepte el cambio, sino que también se preocupe por desempeñar las funciones correspondientes y de acuerdo a los resultados que se desean alcanzar con el nuevo ERP en funcionamiento.

Para todas las empresas e industrias, hacer de sus públicos internos su mayor fortaleza debería ser una prioridad. No pocos ejemplos podemos encontrar sobre el fracaso de muchas corporaciones que, siguiendo con una ideología “mecánica” de organización, menospreciaron la importancia de hacer de sus trabajadores su mejor carta del juego.

En la era moderna en la que vivimos, es posible apreciar un cambio sustancial respecto a la integración de los miembros de la organización con los sucesos que se llevan a cabo dentro de la misma, ya que un buen porcentaje han pasado de una etapa “mecanicista” a una “orgánica”, es decir, han hecho que el flujo de comunicación e interacción fluya horizontalmente, en vez de establecer una línea jerárquica de orden y respuesta que más que beneficiar, sólo entorpece las relaciones humanas y laborales que podrían explotarse.

Hacer partícipes a los miembros de la empresa de los proyectos que se tienen, indistintamente del alcance de los mismos, evita muchas de las complicaciones que a futuro se puedan presentar. Así, no se trata sólo de adquirir un ERP y comenzar a emplearlo para mejorar instantáneamente la gestión de la empresa, se trata de hacer de ese ERP una herramienta más para que, quienes dan vida a la organización puedan tener un mejor desempeño.

Si no habías contemplado brindar capacitación a tu personal para la implementación del nuevo software ERP, estás a tiempo de hacerlo. Un ERP es un excelente sistema de gestión que puede revolucionar la forma de trabajo de una empresa, pero requiere que quien la utilice pueda aprovechar al máximo esas capacidades.

Por eso, si estás perfilando tu empresa para dar el salto con la adquisición de un ERP. Será indispensable que contemples la capacitación de tu equipo de trabajo para que ellos puedan usar este software ERP de la mejor forma y no tengan que depender del “experto en ERP” que, independientemente de sus habilidades, no podrá responder siempre por todos los requerimientos que se tengan.

El proceso de capacitación será tan largo y tan extenso como la empresa y el personal lo requieran, para ello el área encargada de liderar este proyecto deberá asegurarse de contar con una buena asesoría, en otras palabras, que su proveedor de ERP o el consultor externo, le facilite los conocimientos que el ERP requiere.

Ahora bien, no podemos dejar de hacer mención de que cada caso es diferente y, por ende, la experiencia de cada empresa que atravesará por la integración de su sistema ERP también será única, incluyendo la reacción del personal y su proceso de adaptación al uso de ese software, que puede ser más sencilla o compleja, más rápida o lenta, etc.

¿Qué pasaría si una empresa no capacita adecuadamente a su personal con respecto del nuevo software ERP que se desea emplear? Hablaríamos de una inversión perdida o con un retorno de ganancia muy tardío, pues aunque no es imposible aprender sobre la marcha el funcionamiento del mismo, se corre el riesgo ya no sólo de tardar mucho más en alcanzar las metas propuestas, sino también de entorpecer la producción de la organización.

Un ERP es una excelente herramienta que permite potenciar las fortalezas de las empresas, sin embargo, no es una varita mágica, pues requiere del recurso humano que cuente con los conocimientos y habilidades necesarias que le permita aprovechar al máximo lo que el software puede dar a una industria cuando se le sabe emplear.

El público interno de una empresa merece tanto o más atención que el público externo, pues es gracias a él que la organización opera, permanece y puede alcanzar sus objetivos de negocio. Contar con un ERP puede ser el primer paso de un completo proceso de reingeniería que transforme una empresa, que siempre requerirá la participación constante y permanente de ese público interno para consolidar esa nueva estrategia.

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