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Cinco pasos para gestionar imprevistos

La gestión puede tener dos resultados posibles: lo previsto y lo imprevisto. Consideremos este ejemplo: La segunda red de tránsito más concurrida en los EE. UU. se vio obligada a un cierre completo durante un día, lo que afectó a más de 700 000 usuarios . Esto se debió a una inspección de emergencia de los componentes eléctricos que estaban funcionando defectuosamente y provocaron incendios en las vías. Todo administrador de activos físicos sabe que todo puede fallar y que su función es usar la planificación y el mantenimiento preventivo, incluida la gestión de casos, con el fin de gestionar las fallas con los menores costos posibles. 

Estos son los cinco pasos para minimizar lo imprevisto: 

1.- Iniciar un caso

La mayoría de las organizaciones usa las órdenes de trabajo para documentar y corregir problemas. Sin embargo, no todos los problemas requieren solución inmediata. A veces, se puede indicar hacer seguimiento. Por ejemplo, es posible que usted o un inspector noten una pequeña fisura en la superficie del camino, corrosión en un caño de acero o madera en mal estado en alguna cubierta. Si bien la anomalía no requiere reparación inmediata, es necesario hacer un seguimiento para ver cómo evoluciona. Es posible que la fisura se agrave hasta el punto de convertirse en un peligro para el tráfico. Probablemente, la corrosión continúe y eventualmente impacte en la integridad del caño, lo que podría provocar pérdidas e incluso explosiones. 

Y, a medida que continúe el deterioro de la madera, es posible que ponga en peligro a las personas, ya que finalmente podría colapsar. Se debe iniciar un caso para poder hacer un seguimiento de cada anomalía e implementar las acciones correctivas necesarias a su debido tiempo, en lugar de descubrir el problema cuando ya es demasiado tarde. 

2.- Recopilar datos e investigar los hechos

El tipo, la complejidad y la importancia de cada caso determinarán si los datos reunidos y las investigaciones llevarán minutos, días, meses o, incluso, años. Es posible que los datos se registren en una orden de trabajo si se requieren acciones de seguimiento inmediatas que se cobrarán a un activo específico, o una actividad si simplemente se está investigando, en lugar de facturar tareas sobre un activo. Adjunte o vincule todos los elementos relevantes, como órdenes de trabajo, documentos del proyecto, órdenes de compra, fotografías, diagramas y contratos. En algunos casos, es posible que se necesiten formularios adicionales, por ejemplo, si se está investigando un accidente relacionado con la seguridad. 

3.- Determinar las causas y analizar alternativas

En este paso, el objetivo es determinar las causas de raíz, identificar qué se necesita para corregir el problema y determinar cómo impedir que se repita. El software de Gestión de Activos Físicos (EAM, por sus siglas en inglés) puede ayudarlo a revelar brechas en los datos, además de ayudarlo a identificar la solución adecuada, al igual que otras herramientas de análisis, como análisis de Pareto, diagramas de causas y efectos (con forma de espina de pez) y correlaciones. Estas herramientas visuales ayudarán a evaluar posibles causas y desglosar los datos en categorías que, en última instancia, revelarán la información vital en el centro del problema. 

4.- Evaluar los riesgos

Cada una de las alternativas que pueda implementar para hacer frente al problema puede traer riesgos asociados. Es su trabajo comprender las probabilidades y los impactos de esos riesgos. Cuando se trata de la gestión de activos, no todos los elementos se crean igual; es importante evaluar la importancia de cada elemento con el que trabaja, como los activos, los componentes y las piezas, así como las prioridades del trabajo en curso. 

¿Se implementaron tareas en función del estado del activo, su falla, algún evento inusual o simplemente porque se requería mantenimiento? Algunos sistemas de EAM cuentan con módulos de administración de riesgos para ayudar a calificar riesgos y simplificar la ponderación de los costos y los riesgos de las diversas alternativas en función de los beneficios asociados. 

5.- Procesos de Gestión de Cambios (MOC) para poner a prueba las soluciones

Originalmente OSHA introdujo los procesos de Administración de Cambios (MOC) destinados en particular a procesos químicos, tecnología, equipos y procedimientos. Dado que los procesos MOC “permiten garantizar que los campos en los procesos no introduzcan nuevos riesgos o incremente riesgos existentes por accidente”, constituyen un proceso excelente y rentable de prevención que pueden implementarse aunque no sea un requisito legal. Poner a prueba las acciones recomendadas a través de los procesos de MOC puede garantizar que se seleccione el camino correcto, de modo que ,en lugar de ser soluciones temporales, puedan implementarse soluciones a largo plazo capaces de proteger a la organización ante riesgos innecesarios. 

 

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