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8 estrategias para obtener beneficios comerciales

1. Comprenda su estado actual

Puede obtener muchos beneficios comerciales abordando los puntos débiles en sus procesos actuales. Por eso ayudamos a los clientes a mapear su estado actual antes de comenzar la selección de ERP.

Durante el mapeo de procesos, es importante capturar la cantidad correcta de detalles. Por ejemplo, deberá documentar cuánto tiempo tarda un proceso actual para medir las mejoras después de la puesta en marcha.

A medida que identifique los puntos débiles, encontrará oportunidades para mejorar. Esto es es el momento de comenzar a pensar en cómo reparar procesos rotos e innovar procesos mediocres.

2. Resuma los beneficios esperados y el ROI

Al embarcarse en proyectos de ERP con clientes, generalmente los ayudamos a aclarar sus objetivos comerciales generales, para que puedan determinar cómo el software ERP puede respaldar estos objetivos. Esto lleva a una discusión sobre los beneficios comerciales: ¿qué beneficios puede ofrecer la tecnología que respalde la estrategia global de la empresa?

La única forma en que puede responder a esta pregunta con alguna especificidad es diseñando procesos estatales futuros basados ​​en las oportunidades de mejora que identificó al mapear su estado actual. Recomendamos diseñar futuros procesos estatales basados ​​tanto en sus objetivos comerciales como en sus puntos débiles.

Si bien la reingeniería de procesos comerciales es una tarea que requiere mucho tiempo y recursos, le permite cuantificar los beneficios comerciales esperados. Por ejemplo, le permite cuantificar la diferencia de tiempo y costo entre un proceso de estado actual y un proceso de estado futuro.

Una vez que haya estimado todos los beneficios comerciales esperados, es hora de documentar sus hallazgos. Una de las herramientas más efectivas para documentar los beneficios comerciales es un caso de negocios ERP. Esta herramienta es más que un medio para justificar el proyecto a los ejecutivos. También se utiliza para establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y rastrearlos durante todo el proyecto y publicarlos.

El primer paso para el uso exitoso de los KPI es comprender un concepto central: cada KPI es una métrica pero no todas las métricas son un KPI. Esencialmente, los KPI son las métricas que mejor definen el éxito de un proceso o función.

Por ejemplo, existen cliente que definen el mantenimiento preventivo en su equipo crítico como el porcentaje de la siguiente relación: (Número de horas preventivas realizadas por máquina) / (Número de horas recomendadas por el fabricante de la máquina). Dispararon por una puntuación superior al 95%, y elaboraron un KPI conciso y significativo que los ayudaría a predecir el rendimiento futuro de la maquinaria crítica.

Además de los KPI, un caso de negocio también debe centrarse en los costos estimados, así como en el ROI esperado. Si bien puede estimar el ROI sin centrarse en un proveedor de ERP en particular, muchas compañías volverán a calcular el ROI esperado una vez que hayan evaluado varios sistemas empresariales. Sin embargo, en última instancia, su ROI dependerá más de la ejecución de su proyecto que su elección del proveedor de ERP.

De hecho, su ROI depende en gran medida de la calidad de su caso de negocios. Los casos comerciales más efectivos describen formas específicas y medibles de que un nuevo sistema mejorará el negocio.

En contraste, vemos que muchas compañías justifican su compra de ERP señalando problemas con su sistema heredado, como la falta de escalabilidad o una disminución en la viabilidad del proveedor.

Si bien estas son razones legítimas para implementar un nuevo sistema, deben ir acompañadas de objetivos más ambiciosos. No solo quiere mantener el status quo, ¡quiere innovar!

3. Asegurar la alineación organizacional

Su empresa no solo necesita objetivos comerciales claramente definidos y objetivos del proyecto, sino también una comprensión de cómo se unen. Todos en la empresa necesitan esta comprensión, especialmente los ejecutivos.

Para lograr esta comprensión, recomendamos utilizar su caso de negocios para obtener la aceptación ejecutiva y luego formar un comité directivo ejecutivo. Este comité debe estar muy involucrado en el proyecto, especialmente cuando se trata de comunicar los objetivos del proyecto en toda la empresa y responsabilizar a los propietarios del proceso para lograr estos objetivos.

Cuando los ejecutivos comunican cómo los objetivos del proyecto se vinculan con los objetivos comerciales, los beneficios comerciales se vuelven más alcanzables. Por ejemplo, una razón común relacionada con el negocio por la que las empresas implementan el software ERP es para mejorar sus conocimientos de datos. Cuando los ejecutivos explican cómo la tecnología puede permitir este objetivo comercial, es más probable que su equipo seleccione el software correcto y migre los datos correctos. Además, es más probable que sus empleados sigan procedimientos que promueven la precisión de los datos.

4. Desarrollar un plan de proyecto realista

Una de las lecciones clave de nuestras docenas de casos de testigos expertos en software es que las expectativas poco realistas a menudo son una de las principales causas de la baja realización de beneficios y la falla del ERP.

Muchas compañías estiman incorrectamente el tiempo, el presupuesto y los recursos necesarios para implementar de manera efectiva un sistema ERP, y también lo hacen sus consultores ERP, integradores de sistemas y VAR.

La mejor manera de evitar este escollo es aprovechar un consultor independiente, como Panorama, para ayudar a definir un plan de proyecto realista. Una de las formas en que ayudamos a los clientes a desarrollar planes de proyectos realistas es mediante la comparación con otras compañías similares a las suyas.

También nos aseguramos de que las empresas incluyan actividades pasadas por alto en sus planes de proyecto, como la gestión de cambios y la gestión de procesos comerciales. Estas actividades ayudan a las empresas a obtener más beneficios comerciales.

5. Centrarse en la gestión del cambio

No puede obtener beneficios comerciales si los usuarios finales no están preparados para usar el nuevo software. Es por eso que es esencial comunicarse y capacitar a los empleados lo antes posible.

Utilizamos evaluaciones de preparación organizacional para ayudar a los clientes a identificar la resistencia al cambio al inicio del proyecto, para que puedan abordarlo de manera proactiva. La evaluación de preparación organizacional conduce al desarrollo de una planta de gestión del cambio que reduce la resistencia al cambio y ayuda a los empleados a comprender cómo sus procesos individuales apoyan los objetivos del proyecto.

6. Piensa dos veces antes de cambiar tus objetivos

Cada orden de cambio, solicitud de personalización o ajuste del alcance debe verse a través de la lente de los objetivos de su proyecto. Si no se puede justificar dentro de los parámetros de esos objetivos, se deben ajustar los objetivos o la solicitud. En la mayoría de los casos, debe ajustar la solicitud.

Por ejemplo, no querría cambiar una meta de ‘Estandarizar todas las funciones de contabilidad y finanzas en todos los sitios’ a ‘Asegurarse de que A / P pueda acceder a las listas de proveedores aprobados’. Después de todo, con todo el tiempo, dinero y Esfuerzo que implica implementar un sistema ERP, al menos debe intentar maximizar su ROI.

Cuando comience a recibir presión interna para personalizar su sistema, deje que su caso de negocio y el plan de proyecto ERP sean su guía.

7. Medir continuamente la realización de beneficios

La identificación de brechas entre los beneficios proyectados y los beneficios reales a lo largo del proyecto ayuda a los gerentes a comprender lo que están haciendo bien y cómo pueden mejorar.

Los análisis de causa raíz pueden identificar las causas de estas brechas de beneficios. Una causa raíz común es que los usuarios finales usan soluciones alternativas porque no entienden la importancia de usar la nueva tecnología. En casos como este, la capacitación de seguimiento para el usuario final y la comunicación mejorada pueden salvar las brechas de beneficios.

Muchas compañías designan a los propietarios de KPI como las personas responsables de medir los beneficios, identificar las causas raíz e implementar acciones correctivas. El propietario ideal de KPI está familiarizado con los procesos que se miden, tiene interés en su éxito y tiene la influencia para abordar el rendimiento rezagado. En general, los gerentes de departamento son los candidatos ideales para supervisar las métricas de desempeño de sus respectivos departamentos.

Además de la propiedad a nivel funcional, la propiedad ejecutiva de los KPI agregados a nivel organizacional es necesaria para lograr una visión holística del desempeño e impulsar la responsabilidad.

También es importante medir los beneficios después de la puesta en marcha. Si bien es probable que el equipo del proyecto ERP esté cansado y listo para seguir adelante con sus vidas, los proyectos ERP exitosos nunca terminan.

8. Mejorar continuamente

Si su empresa se está centrando en la gestión de procesos comerciales como parte de su proyecto ERP, es probable que comprenda la importancia de la mejora continua.

La gestión de procesos comerciales es un proceso continuo que continúa después de la puesta en marcha, por lo que su sistema ERP también debe seguir evolucionando. Esto garantiza una alineación a largo plazo entre su personal, procesos y tecnología.

Si ha implementado una solución ERP escalable, la alineación a largo plazo debería ser posible. Sin embargo, no es fácil.

Una de las formas en que ayudamos a los clientes a garantizar la alineación a largo plazo es mediante la creación de un centro de excelencia ERP centrado en la mejora continua.

 

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