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USANDO SU SOFTWARE ERP PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.

¿Qué es “Inventarios en Tiempo Real” y por qué es importante?

Cuando se procesa y completa una transacción con un sistema informático en un período de tiempo reducido, hablamos de procesamiento en “tiempo real”. Desde la perspectiva del usuario, una transacción en tiempo real es aquella que se completa de inmediato.

 

 

 

El procesamiento de transacciones en tiempo real resulta indispensable en ciertas industrias. Esto es fácil de entender cuando uno piensa en reservas de hotel o de vuelos. Pero ¿es necesario en la gestión de inventarios de un sistema ERP?

 

 

 

En muchos casos la respuesta es un rotundo “sí”. Considere este sencillo ejemplo: una organización de venta tiene muchos clientes con acceso directo al sistema de ventas, ya sea por Internet o por un acceso privado (VPN Virtual Private Network) al ERP de la empresa. Cuando un cliente ordena un ítem la transacción se procesa de inmediato, por lo que el inventario se actualiza directamente. Cuando el próximo cliente ordena el mismo artículo el sistema puede hacerle saber al cliente con precisión si hay reservas de dicho artículo y si el pedido puede enviarse. En este caso la gestión de inventarios en tiempo real ofrece una mejor experiencia para todos los que participan en ella.

Asuntos prácticos con la gestión de inventarios en tiempo real.

De más está decir que la mayoría de los sistemas ERP modernos procesan las transacciones en tiempo real, a menudo incluyendo transacciones contables (en las que no hay una necesidad urgente de procesamiento en tiempo real), por lo que en un sentido puramente práctico podríamos ignorar la pregunta sobre el “por qué” de la gestión de inventarios en tiempo real. ¡En la mayoría de los casos la funcionalidad ya está ahí!. Sin embargo, hay razones prácticas por las que obtener información de inventarios en tiempo real no es tan simple como parece.

 

 

 

Para explorar esta temática en profundidad concentrémonos en la relación entre el procesamiento en tiempo real y el trabajo (a veces manual) que sigue a las transacciones en tiempo real.

 

 

 

    • Digamos, por ejemplo, que un cliente ordena un artículo en línea. En el proceso de confirmación llevado a cabo por el módulo de ventas se hará una consulta al módulo de inventarios para corroborar la disponibilidad del artículo ordenado. Hay varios escenarios posibles:
      • El ítem ordenado está en stock: El cliente recibirá la confirmación de la orden, con el detalle de la fecha de entrega, el precio y la cantidad. Esto se puede hacer en tiempo real a través del correo electrónico. El módulo de inventarios registrará la orden de venta para este ítem en particular y lo considerará al efectuar otros chequeos de disponibilidad en el futuro.
      • El ítem ordenado no está en stock: Se le debe avisar al cliente y preguntarle si acepta dejarlo como pedido en espera. Si está de acuerdo el módulo de inventarios envía un pedido de reabastecimiento al módulo de compras. Hasta aquí todo esto es realizado en tiempo real. El departamento de abastecimiento luego procesa el aviso de compra — y desde la perspectiva de la orden de compras original este proceso no ocurrió en tiempo real.
    • El departamento de compras emite órdenes de compra.
      • El modulo de inventarios registra (en tiempo real) los ítems comprados de forma individual y los asociará a cada uno de los ítems en stock correspondientes. Datos como la fecha de entrega esperada y la cantidad son importantes para los chequeos de disponibilidad mencionados previamente.
      • El proveedor confirma la orden de compra. Para el módulo de inventarios esto es relevante por el hecho de que dicha confirmación está asociado a la fecha de envío, la cantidad y el precio. Esta información es almacenada en el inventario a nivel de artículos.
    • Se reciben artículos comprados de forma individual. Cuando esto ocurre el inventario de los artículos se actualiza en tiempo real.
    • Se entregan los pedidos. Cuando se recogen los artículos vendidos para su posterior envío (automática o anualmente), se actualizan los registros de inventarios correspondientes (al mismo tiempo o poco después).
    • El modulo de gestión de inventario del sistema ERP produce una lista de avisos de compra, basándose en niveles de stock mínimos y/o alertas de compra por chequeos de disponibilidad en el proceso de ventas. Cuando se acepta la lista de avisos de compra (parcial o totalmente), este hecho puede registrarse y los inventarios se actualizarán según corresponda.
    • Se reciben las órdenes de compra completas. El empleado de inventario que recibe los artículos y los pone en stock puede registrar este hecho con solo acceder a la orden de compra y etiquetarla como recibida. Los registros de inventario relevantes se actualizan en tiempo real.

 

 

 

Todo lo dicho arriba tiene por objetivo garantizar la precisión y exactitud de los datos de inventario. En este sentido es especialmente importante la precisión en el precio y en las cantidades en almacén.

 

 

 

Ahora examinemos la cantidad en almacén. El módulo de gestión de inventarios del software ERP debe establecer correctamente para cada artículo la cantidad física que le corresponda. Además de la cantidad física hay una cantidad teórica. Cuando se lleva a cabo un chequeo de disponibilidad (ver más arriba) la cantidad que se considera es la teórica.

 

 

 

Por ejemplo: cuando un cliente ordena 25 piezas de un artículo en particular y el stock físico es de 50, diríamos que hay suficiente para este cliente. Sin embargo, si un cliente anterior hubiera ordenado 40 piezas entonces habría un faltante de 15. Hay varias maneras de lidiar con este problema que están fuera del alcance de este artículo.

 

 

 

La cantidad teórica la calcula el ERP de la siguiente manera: (cantidad física) + (cantidad comprada pero aún no recibida) – (cantidad vendida pero aún no enviada).

 

 

 

Cuando se le envía un artículo al cliente se sustrae la cantidad entregada tanto de la cantidad física como de la cantidad vendida pero no entregada. Cuando se recibe un artículo del proveedor se agrega la cantidad recibida a la cantidad física y se sustrae de la cantidad comprada pero aún no recibida.

 

 

 

Todo esto se ve bastante simple, pero la realidad es que muchas compañías tienen complicaciones con la precisión del stock físico. A menudo, el problema es que las cantidades físicas establecidas por el sistema ERP no coinciden con las cantidades físicas en las estanterías.

 

 

 

Algunas de las causas posibles:

  • Robo.
  • Errores ocasionales en administración, manipulación y almacenamiento de artículos.
  • Falta de disciplina constante para manipular artículos e información.
  • Daño de artículos no reportados.
  • Demasiado tiempo entre la fecha efectiva de la impresión de la lista de conteo cíclico y la fecha real de conteo de las cantidades físicas en stock.

Conclusión

El tiempo real por sí mismo no es garantía de precisión y exactitud. El procesamiento en tiempo real debe estar acompañado por una correcta ejecución del trabajo manual y administrativo correspondiente. Se debe hacer el mayor esfuerzo por asegurar la precisión del trabajo manual y administrativo. Por lo demás, el inventario debe estar protegido de forma adecuada contra robos y daños prevenibles.

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