El panorama económico global sugiere que la recuperación está en camino. Si su empresa ha tenido algún tipo de crecimiento, el suyo es un ejemplo de esa recuperación y del potencial que su compañía posee para obtener ganancias sostenidas en el tiempo.

Pero el crecimiento, muchas veces es doloroso, y la capacidad para controlar y gestiona los procesos de negocios "como de costumbre" disminuye a medida que las actividades y las ganancias de su compañía crecen.

Puede que Ud. este buscando en el mercado un sistema ERP que le permita a su empresa mantener su ritmo de crecimiento, pero sin saber con seguridad como lo hará. Una de las claves para identificar el sistema ERP adecuado es localizar, en primer lugar, esos dolores de crecimiento que lo llevan a buscar soluciones alternativas.

Al examinar el estado actual de su empresa, podrá identificar cinco indicios diferentes que le indicarán que necesita un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Este articulo no tiene por objeto ser una guía para seleccionar el sistema o la plataforma tecnológica más adecuados, sino que tiene la intención de ayudarle a identificar si un sistema ERP es lo más adecuado en su caso.

1. Su crecimiento empresarial llevó a la desorganización.

Tanto si Ud. es organizado por naturaleza como si no lo es, puede comprender las virtudes de la organización cuando intenta liderar una empresa exitosa. La primera vez que abrió las puertas de su empresa los datos que necesitaba registrar en ese momento podían ser capturados con métodos básicos y podían ser revisados según la necesidad de cada caso. Las reuniones mensuales con su contador y los gerentes le ofrecían la información que necesitaba para evaluar el estado de la empresa y tomar las decisiones adecuadas.

En este momento en cambio el crecimiento de su compañía requiere un esfuerzo de organización cada vez mayor, y los métodos actuales para capturar los datos y extraer de ellos la información que necesita le están complicando la administración efectiva de la empresa.

De hecho, puede que haya asumido un rol de dirección, delegando en otras personas la toma de algunas decisiones. Pero ellos dependen de sistemas de información dispares y desconectados entre sí para tomar esas decisiones, lo que le está demandando a la empresa más tiempo para tener tus productos y/o servicios en el mercado.

Como esos datos cada vez requieren mas esfuerzo para registrarlos y no están integrados entre sí, la falta de un sistema integrado de información ERP está refrenando a su empresa para que pueda alcanzar el potencial de crecimiento que golpea a su puerta.

2. Ha ganado más clientes y aumentado sus empleados, las planillas Excel ya no resultan suficientes

Tanto si el incremento de personas está en el interior de su firma (empleados), como si está en el exterior (clientes), cuantas más personas haya para servir y supervisar, más información habrá que gestionar.

En los viejos tiempos, una hoja de cálculo era una excelente herramienta para tener toda la información crítica en un solo lugar. Cuando empieza a agregar más clientes y más empleados, sin embargo, esa misma hoja de cálculo es la herramienta responsable de la desorganización. De repente, toda esa información financiera que necesitaba registrar se ha vuelto demasiado complicada para sus prácticas habituales.

Cada vez tiene más datos que recopilar y procesar. Si pudiera utilizar la tecnología para transformarla en información, podría comprender mejor sus finanzas y usarla para tomar decisiones estratégicas. Al mismo tiempo, depende de esa información financiera para medir el desempeño actual de la compañía, comparándolo con sus objetivos estratégicos. También debe tener esta información disponible para tomar decisiones rápidas.

La creciente cantidad de empleados y clientes agrega aún más presión sobre los sistemas básicos, y la integración en toda la empresa se vuelve un enorme desafío. Un sistema ERP soluciona ese desafío, proveyendo visibilidad en todas las transacciones financieras. Con esa visibilidad puede tener constancia de la salud financiera de la empresa en cualquier momento, y para cualquier área de la compañía.

3. Su cadena de suministros tiene más cuellos de botella que Pepsi

Si desea asegurarse de cumplir con las expectativas de sus clientes tendrá que depender en gran parte de su cadena de suministros, pero los cuellos de botella pueden desacelerar todo el proceso y poner en peligro el cumplimiento de los pedidos. Uno de los mejores métodos para eliminar cuellos de botellas es entender sus causas para prevenir su presencia. Un abordaje lineal en la cadena de suministros puede haber funcionado bien cuando su empresa era pequeña, pero ahora que está creciendo, es probable que su cadena de suministros sea mucho más complicada y, por ello, que demande un abordaje más robusto.

La implementación de un sistema ERP le da la posibilidad de incorporar la gestión de la cadena de suministros en sus operaciones SCM (Supply Chain Management – Gestión de la Cadena de Suministros).De este modo podrá transformar su modelo lineal en una red adaptativa que brindará beneficios considerables para la organización de su compañía.

Estos beneficios incluyen la posibilidad de responder con mayor velocidad a los cambios que se produzcan en la demanda y el aprovisionamiento, incrementar la satisfacción del cliente, cumplir mejor con las regulaciones gubernamentales, mejorar el flujo de dinero global, incrementar los márgenes de ganancias de su compañía y sincronizar todas las actividades al interior de la organización para alinearlas con sus prioridades comerciales.

Una gestión óptima de su cadena de suministros (SCM) requiere de un sistema ERP que guíe adecuadamente todas sus decisiones. Cuando tiene una visibilidad más clara y un camino estratégico para alcanzar sus metas, puede asegurar la eliminación de los cuellos de botella, aumentar la eficiencia de la cadena de suministros y la satisfacción de todos sus clientes.

4. Su Pequeña Empresa ahora es una Mediana Empresa

Dependiendo de la industria en la que opere, la definición de pequeña o mediana empresa puede variar. Pero hay algo que seguramente ya sabe, y es que ahora tiene muchos más empleados, que su base de clientes se ha incrementado de manera significativa, y que sus canales de distribución se están expandiendo.

El crecimiento definitivamente es algo bueno, pero ¿puede gestionarlo de manera efectiva y sin afecta la calidad de sus productos y servicios?. La respuesta puede ser encontrada fácilmente en un sistema ERP.

Una plataforma tecnológica de este tipo puede proporcionarle un robusto sistema de Calidad (QCS - Quality Control System) que le dará seguridad a Ud. y a sus gerentes para asegurar la calidad que sus clientes exigen, cumplir las regulaciones gubernamentales, llevar registros de auditoría, evaluar la calidad de sus proveedores, etc.

Un sistema ERP moderno debe incluir un módulo de QCS que le permita gestionar los sistemas de Calidad de su empresa en todo el ciclo de vida del producto desde su concepción inicial, pasando por el diseño, el herramental, la producción y el servicio post venta.

5. Se va a expandir a un depósito más grande (o a más depósitos)

El tamaño de su depósito – o el número de depósitos en su sistema de distribución – puede dictar el tipo de sistema ERP que necesita para asegurar la correcta gestión que le permita alcanzar la mayor eficiencia en sus operaciones.

Puede que ya tenga un sistema de gestión de depósitos funcionando pero, dicho sistema ¿se integra fácilmente con el resto de la información de la empresa?

¿Puede ver en cualquier instante qué es lo que sucede a lo largo de cualquier punto de la cadena de suministros? ¿Su inventario está bajo control? ¿Cómo programa los despachos o los pedidos?

Con un depósito más grande, o con depósitos múltiples, tiene más datos que registrar y gestionar para asegurar una operación eficiente. Eso requiere un sistema de información completamente visible que registre la ubicación exacta de cada cosa en cualquier momento. Esto es esencial para todas las personas claves en tu equipo.

Un sistema ERP proporciona esa integración completa y le da la posibilidad de que todos los movimientos de inventario sean actualizados en tiempo real, con lo que todo su personal tendrá acceso a la última información disponible. Cuando las decisiones dependen de esta información, no puede darse el lujo de estar desinformado.

El sistema ERP que elija debe permitirle captar, gestionar y registrar toda la información del depósito en la forma adecuada para su industria. También querrá tener la posibilidad de personalizar la solución de forma que pueda funcionar en su entorno actual.

En otras palabras, si los hombres claves en la cadena de suministros tienen la tarea de personalizar los atributos de los productos en el depósito, igualmente querrá registrar y organizar esa información. El sistema de gestión del depósito de su ERP debería permitirle la máxima personalización en la gestión de esta información, mientras se integra con los demás sistemas de su organización.

Es tiempo de obtener ese sistema ERP

Puede que mire esta lista y se identifique con uno solo de estos cinco indicios, pero es bastante probable que haya más de uno que describa adecuadamente la situación actual y el clima general de su empresa.

Si ese es el caso, es hora de que empiece a hacer su tarea para evaluar sus necesidades específicas. Si está en un período de crecimiento, necesita proyectar dicho crecimiento hacia adelante, para así poder establecer sus necesidades tanto para el presente como para el futuro.

También deberá decidir si desea una solución corriendo en sus propios servidores o funcionando en la nube (Cloud Computing). De cualquier manera, un sistema ERP le asegurará el control sobre su crecimiento y maximizar los beneficios de su compañía.

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